湖北省政府采购中心政府采购

   竞争性谈判工作规程(试行)

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         为进一步规范政府采购竞争性谈判采购行为,提高政府采购效率,根据《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74),制定本工作规程。

一、项目受理

采购人在采购项目委托采购中心后2个工作日内,通过湖北省政府采购电子化交易平台(以下称交易平台)提交采购需求,采购需求中的技术、服务及合同草案条款等要求应当完整、明确,符合相关法律、行政法规和政府采购政策的规定。

采购中心应在接收采购需求后24小时内将采购需求上网公示,征求供应商意见,并同时征集符合相应资格条件供应商报名名单。公示时间不少于3个工作日。

二、成立谈判小组

在采购需求公示结束后第一个工作日成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和评审专家共3人以上单数组成,其中评审专家人数不得少于谈判小组成员总数的2/3,评审专家由采购中心在政府采购评审专家库中随机抽取。采购人代表不得担任谈判小组组长,不得以评审专家身份参加采购项目的评审。

达到公开招标数额标准的货物或者服务采购项目,或者达到招标规模标准的政府采购工程,竞争性谈判小组应当由5人以上单数组成。

技术复杂、专业性强的采购项目,通过随机方式难以确定合适的评审专家的,经主管预算单位同意,报政府采购监管部门批准,可以自行选定评审专家。技术复杂、专业性强的采购项目,评审专家中应当包含1名法律专家。

三、制定谈判文件

采购中心可根据采购人提交的采购需求和相关法律规定起草谈判文件,也可直接组织谈判小组制定谈判文件。

谈判文件应当包括供应商资格条件、谈判邀请、采购预算、采购需求、谈判程序、谈判内容、合同草案的条款、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、递交响应文件截止时间、地点及方式、评定成交的标准等。谈判文件不得要求或者标明供应商名称或者特定货物品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

谈判小组应详细审查采购需求和网上需求公示征求到的供应商意见,并就供应商资格条件、技术和服务要求、谈判程序、评定成交的标准和合同文本等事项逐一出具评审意见。

谈判文件应经谈判小组成员签字。

四、确定参加谈判供应商

谈判小组可从公开征集到的符合相应资格条件的供应商名单中,确定参加谈判供应商,采购人和评审专家也可推荐参加谈判供应商。采购人和评审专家推荐供应商须出具书面推荐意见,采购人推荐供应商的比例不得高于参加谈判供应商总数的50%,并在推荐意见上加盖公章。采购人和评审专家只有一方出具推荐意见的,另一方可从公开征集的符合相应资格条件的供应商名单中推荐或随机选取。无论采取何途径邀请,参加谈判的供应商必须经谈判小组签字确定,并不得少于三家。

公开招标项目,在招标过程中递交的投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商只有两家,经财政部门批准后可以与两家供应商进行竞争性谈判。

经公开征集没有供应商报名,同时采购人和评审专家也未推荐供应商的,谈判小组应调整采购需求及资格条件,重新公开征集供应商。经公开征集以及采购人和专家推荐少于三家供应商,并且谈判小组确认采购需求和资格条件符合项目要求的,应向财政部门申请继续谈判或改为单一来源采购。

五、发出谈判文件

采购中心向谈判小组确定邀请的谈判供应商发出通知,并提供谈判文件。谈判文件从发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不少于3个工作日。

谈判小组可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改,澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分,并且应当在提交响应文件截止之日3个工作日前书面通知所有接收谈判文件的供应商,不足3个工作日的,应当顺延提交响应文件截止日期。

六、递交响应文件

供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件,并在谈判文件要求的截止时间前,将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件,采购中心或者谈判小组将拒绝其参与谈判活动。

供应商在响应文件递交截止时间前,可以对所递交的响应文件进行补充或者撤回,并书面通知采购中心。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的,以补充、修改的内容为准。

七、资格性评审

采购中心按谈判文件规定的时间、地点组织谈判工作。

供应商在谈判现场检查响应文件的密封情况并签字确认。谈判小组验证各供应商代表或委托授权人的身份。供应商代表或委托授权人身份与响应文件不符的、响应文件未按要求加盖印章和签字的,谈判小组有权拒绝该供应商参加谈判。

谈判小组根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项对供应商提交的响应文件进行评审,资格性评审不符合谈判文件要求的响应文件按无效文件处理,并告知有关供应商。

资格性评审结束后,符合谈判文件资格要求供应商不足3家的,谈判活动停止,采购人应调整供应商资格条件,提出新的采购方案,重新组织采购活动。

谈判前,采购中心不得公开各供应商的报价。

八、组织谈判

采用抽签或递交谈判文件时间顺序等方式决定谈判顺序。

谈判小组所有成员按已确定的谈判顺序集中与单一供应商进行谈判,并给予所有参加谈判供应商平等的谈判机会。

谈判中,参加谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

谈判小组应对谈判过程和重要谈判内容进行记录,谈判双方应在记录上签字确认。

(一)第一轮谈判

谈判小组根据谈判文件采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款对各供应商响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查,并要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

谈判小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖印章。供应商可以对参加谈判项目的采购需求提出优化建议,并以书面提交谈判小组。

第一轮谈判结束后,实质性响应谈判文件要求的供应商超过三家的,谈判小组可根据采购项目的特点、采购人的实际需求及与各供应商的谈判情况对谈判文件作出实质性变动,并进行下一轮谈判,或直接进入最后报价。变动后的谈判文件至少有3家供应商满足。

实质性响应谈判文件要求的供应商不足3家的,谈判小组、采购人在降低采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款后进行下一轮谈判。否则,本次谈判终止,重新开展采购活动。

(二)谈判文件变动

谈判小组可根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。实质性变动的内容须经采购人代表确认同意,并以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分,谈判小组应给予供应商较充分的修正时间。

对无法详细描述需求,需要供应商提供设计或者解决方案的项目,谈判小组可以根据采购人对需求确认情况,进行多轮谈判,直至采购人代表最终确认需求为止。

供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求在规定的时间内重新提交修正后的响应文件或修正文件,逾时不交的,视同放弃谈判。修正文件应由其法定代表人或授权代表签字或者加盖印章,修正文件与响应文件同具法律效力。

(三)第二轮谈判

参照第一轮谈判的程序,谈判小组按照变动后的谈判文件对供应商提交的修正后的响应文件或修正文件进行评审,并与单一供应商进行谈判。

第二轮谈判结束后,实质性响应谈判文件及变动后谈判文件要求的供应商超过或不足3家的,按照上一轮谈判程序办理,以此类推。

(四)最后报价

谈判小组对谈判文件中能够详细列明采购标的的技术、服务要求的,在谈判结束后,所有继续参加谈判的供应商应在规定时间内提交最后报价。

谈判小组对谈判文件中不能详细描述和列明采购标的的技术、服务要求,需通过谈判由供应商提供最终设计方案或解决方案的,在谈判结束后,谈判小组按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案,并要求其在规定时间内提交最后报价。

最后报价文件应密封提交,最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

谈判小组应从质量和服务均能满足谈判文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,也可按事先授权直接确定成交供应商,并编写评审报告。

(五)确定成交供应商

采购中心在评审结束后2个工作日内将评审报告送采购人确认。

采购人应当在收到评审报告后5个工作日内,从评审报告提出的成交候选人中确定成交供应商。采购人逾期未确定成交供应商且不提出异议的,视为确定评审报告提出的最后报价最低的供应商为成交供应商。

九、发布成交公告

采购中心在成交供应商确定后2个工作日内,在财政部门指定的媒体上公告成交结果,包括主要成交标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求等,同时向成交供应商发出成交通知书,并将竞争性谈判文件、谈判小组确定供应商情况随成交结果同时公告。公告期为7个工作日。

成交公告发布期内,相关供应商对成交结果、谈判过程有质疑的,采购中心应按政府采购质疑程序受理、答复和处理。

十、谈判资料归档

采购中心在采购活动结束后,对采购过程中所有资料进行整理并归档。